Politique de confidentialité
1. Introduction
Chez Focus TDL, la protection des renseignements personnels n’est pas une formalité, c’est une responsabilité.
Dans le cadre de ses activités en tenue de livres, gestion de la paie et accompagnement administratif et financier, Focus TDL collecte et traite des renseignements personnels, parfois sensibles.
La présente politique vise à vous expliquer, de façon claire et transparente :
quels renseignements nous collectons
pourquoi nous les collectons
comment ils sont utilisés, protégés et conservés
quels sont vos droits
En utilisant nos services ou notre site Web, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.
2. Définition des renseignements personnels
Un renseignement personnel est toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne.
Cela peut inclure notamment :
- nom, prénom
coordonnées (courriel, téléphone, adresse) - informations financières ou fiscales
- informations liées à l’emploi ou à la paie
- données techniques (adresse IP, navigation)
3. Nature des renseignements collectés
Dans le cadre de ses activités, Focus TDL peut collecter :
- Renseignements d’identification : nom, prénom, entreprise
- Coordonnées : courriel, téléphone, adresse
- Renseignements financiers et comptables (sensibles) : données de tenue de livres, informations fiscales, données de paie, informations bancaires
- Renseignements techniques : adresse IP, pages consultées, interactions avec le site
- Autres renseignements : toute information fournie volontairement par le client.
4. Modes de collecte
Les renseignements personnels peuvent être collectés :
- via le site Web (formulaire de contact, prise de rendez-vous)
- par courriel
- par téléphone
- lors de l’exécution des services
- via des outils numériques utilisés par Focus TDL (ex. logiciels comptables, Go High Level)
- par l’utilisation de témoins (cookies)
5. Finalités de la collecte
Les renseignements sont utilisés pour :
- fournir les services de Focus TDL
- gérer les dossiers clients
- communiquer avec les clients
- répondre aux demandes
- améliorer l’expérience utilisateur
- respecter les obligations légales, fiscales et réglementaires
Focus TDL ne collecte que les renseignements nécessaires à ces fins.
6. Consentement
Focus TDL obtient votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels :
- au moment de la signature d’un mandat ou contrat
- lors de la soumission d’un formulaire
- lors de communications directes
Le consentement peut être donné de manière expresse ou implicite, notamment lors de la signature d’un mandat, de l’utilisation du site Web ou de la transmission volontaire d’informations.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve d’obligations légales ou contractuelles.
7. Rôle de Focus TDL
Dans plusieurs cas, Focus TDL agit à titre de fournisseur de services et traite des renseignements personnels pour le compte de ses clients.
Dans ces situations :
- le client demeure responsable des renseignements personnels
- Focus TDL agit selon les instructions du client
- Focus TDL met en place des mesures de sécurité appropriées
8. Partage des renseignements personnels
Focus TDL ne vend ni ne commercialise les renseignements personnels.
Les renseignements peuvent être partagés uniquement lorsque nécessaire :
- avec des employés autorisés
- avec des fournisseurs de services (ex. logiciels, hébergement, paie)
- lorsque requis par la loi
Tous les partenaires doivent respecter des obligations de confidentialité.
9. Transfert à l'extérieur du Québec
Certains renseignements peuvent être hébergés ou traités à l’extérieur du Québec, notamment via des outils technologiques.
Dans ces cas, des mesures contractuelles sont mises en place. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée lorsque requis.
10. Conservations des données personnelles
Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire aux fins prévues, conformément aux obligations légales (ex. fiscales).
À titre indicatif :
- dossiers comptables : généralement 7 ans
- données clients : selon la durée du mandat
Une fois cette période écoulée, les renseignements sont détruits ou anonymisés
11. Sécurité des renseignements
Focus TDL met en place des mesures de sécurité :
- Techniques : chiffrement (SSL), pare-feu, sauvegardes
- Organisationnelles : accès limité aux employés autorisés, politiques internes, formation du personnel
- Technologiques : logiciels sécurisés, authentification
Focus TDL applique le principe du moindre privilège, limitant l’accès aux renseignements personnels uniquement aux personnes pour lesquelles cet accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
12. Incidents de confidentialité
En cas d’incident de confidentialité présentant un risque sérieux :
Focus TDL s’engage à :
- aviser la Commission d’accès à l’information
- aviser les personnes concernées
- tenir un registre des incidents
13. Vos droits
Conformément aux lois applicables, vous avez le droit :
- Accès : consulter les renseignements détenus
- Rectification : corriger des informations inexactes
- Retrait du consentement
- Suppression (dans certains cas)
- Portabilité
- Recevoir vos données dans un format structuré
14. Cookies et technologies similaires
Le site Web de Focus TDL utilise des témoins (cookies) pour :
- améliorer l’expérience utilisateur
- analyser la navigation
- optimiser les services
Vous pouvez accepter, personnaliser ou refuser les cookies via votre navigateur.
Types de cookies utilisés
Le site Web de Focus TDL utilise différents types de témoins (cookies), notamment :
Cookies essentiels (fonctionnels) : nécessaires au bon fonctionnement du site.
Exemples :
- cookies de session WordPress
- préférences utilisateur (langue, consentement)
- cookieyes-consent (enregistrement du choix de consentement)
Cookies analytiques (ex. Google Analytics) : utilisés pour comprendre l’utilisation du site et améliorer ses performances.
Exemples :
- Statistiques de navigation
- Pages vues
- Nombre de visiteurs
Cookies liés à la performance et à l’interface : utilisés par certains outils du site pour améliorer l’affichage et l’expérience utilisateur.
Exemples :
- cookies générés par Elementor (chargement des pages, interactions visuelles)
15. Décisions automatisées
Focus TDL ne procède à aucune prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des renseignements personnels.
Aucun profilage n’est effectué à des fins décisionnelles produisant des effets juridiques ou significatifs pour les personnes concernées.
16. Responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question ou demande, contactez la responsable de la protection des renseignements personnels :
Nancy Pageau
Responsable des ressources humaines
Courriel : [email protected]
Toute demande doit être transmise par écrit.
17. Mise à jour
Cette politique peut être modifiée en tout temps. La version en vigueur est celle publiée sur le site Web de Focus TDL.